二、新生档案由新生辅导员清理汇总，于新学年开学一周内按专业装入档案柜。

三、年级辅导员负责档案材料的搜集、归档工作，要求做到及时、准确、完备。

四、学生档案须归档的材料见“吉首大学化学化工学院学生档案目录”。所有归档材料必须用钢笔或签字笔填写，内容要真实，字迹要清晰，一般不得使用复印件。凡应有组织审查盖章或个人签字的，必须要有组织审查意见、盖章或个人签字，并有档案材料形成的准确时间。

五、退转学学生档案在退转学文件下发三日之内，由辅导员负责将档案送学工部。退转学学生需归档的材料有：档案材料1-10、13，退转学文件，在校期间个人表现鉴定（加盖学院或院总支章）。退转学学生须在文件下发一周之内办理完毕离校手续，档案由学工部寄往学生家庭所在地人事部门。

六、休学、留级、转专业等学生档案在文件或通知下发一周内由辅导员将档案转入下一年级或其他学院。

七、考取研究生的学生档案，在收到调档函三日之内，将档案材料1-9归入档案。考取外校研究生的学生档案由辅导员寄发；考取本校研究生的学生档案由辅导员送校研究生处。其余材料在学生毕业后统一寄送。

八、所有档案交接必须严格用档案交接簿履行登记交接手续。

九、对违反档案管理规定者给予批评教育、行政处分直至依据《中华人民共和国档案法》追究相应法律责任。

十、 由学院根据学生协议书上的档案寄发地址，下填写信封、回执单、机要登记簿，通过学校机要室统一寄发档案。

十一、未按时派遣的学生档案先保存院系两年，两年后送交校招生就业处。

十二、吉首大学化学化工学院学生档案目录

注：此表归入学生档案